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Reduzir custos é uma das pautas mais constantes numa empresa. Seja ela pequena, média ou grande e de qualquer segmento.

É sem dúvidas uma das questões que mais fazem parte da rotina dos empreendedores. Principalmente quando se trata de empresas que estão iniciando e tem restrições de capital, o que não permite erros e desperdícios de recursos.

Embora pareça algo complicado a se fazer, limitar despesas pode ser algo bem simples de realizar. Basta realizar de forma estratégica, seguindo os objetivos do seu negócio.

Ao pensar nisso, um cuidado fundamental é saber que nem toda economia é a melhor escolha. É preciso avaliar bem para fazer cortes eficientes e alcançar realmente lucrar com essa diminuição de gastos.

O grande desafio é que muitos empreendedores não sabem o que reduzir ou muito menos por onde começar.

Quer saber mais sobre o assunto e como começar? Confira agora nossas 5 dicas para reduzir custos em pequenas empresas.

Definição de custos

Antes de entrarmos na redução de custos, é fundamental compreender o que são os custos de uma empresa.

A compreensão é essencial, pois permitirá entender em quais pontos é preciso concentrar os seus esforços.

Uma dúvida bastante comum entre os empreendedores é quanto aos conceitos de custo e despesa. Para tal entendimento, é necessário um pouco de conhecimento técnico em gestão.

Vale salientar que custos e despesas têm conceitos bem diferentes.

Custos são os valores que se relacionam diretamente com a atividade do negócio, ou seja, com a fabricação de um produto ou a prestação de um serviço. Sendo assim, se a produção, volume de serviços ou produtos reduz os custos, também irão sofrer reduções proporcionais ao volume de produção.

Já as despesas, são todos os gastos necessários à manutenção da empresa. São de caráter geral e de difícil vinculação com a operação do seu negócio.

A importância de reduzir os custos

É um risco muito grande para a empresa operar com custos muito altos, já que os custos consomem boa parte do orçamento empresarial e podem representar quase a totalidade da sua receita.

Quanto mais elevados eles estiverem, maior será a representatividade sobre o faturamento e menor será o lucro do negócio.

A redução de custos tem sido uma das estratégias mais importantes, não somente em épocas de pouca entrada de recursos ou momentos de crise. Reduzir custos de forma eficiente significa fechar as torneiras do desperdício, otimizar os gastos e aproveitar da forma mais eficiente possível o orçamento disponível.

Antes de realizar qualquer redução, é necessário planejamento para que os cortes sejam realizados com responsabilidade e de forma eficiente.

Para ajudar nessa análise inicial, é importante levantar algumas informações e realizar alguns questionamentos:

Eu realmente conheço os custos de meu negócio?
Qual o impacto que a diminuição de cada um deles teria sobre as nossas atividades?
Poderia trazer consequências negativas e positivas?
Quais setores serão afetados?
Como os setores serão afetados?

Antes de colocar em prática qualquer redução, é primordial compreender profundamente a gestão de custos de seu negócio. Dessa forma, a estratégia de redução tem mais chances de gerar impacto financeiro sem alterar os demais processos, qualidade do serviço ou produto.

Benefícios da redução de custos

A redução de custos são estratégicos para o crescimento do negócio e fortalecimento da marca. Além de evitar prejuízos e desperdícios de recursos, traz diversos benefícios:

Maior rentabilidade – para aumentar seu lucro, poderá adotar duas medidas: aumentar as vendas ou reduzir os custos. Se adotá-las, é possível potencializar seus resultados;
Maior competitividade – com custos operacionais menores, é possível oferecer produtos e serviços mais baratos ao público, aplicar ações promocionais, investir no marketing, se mantendo ainda mais competitivo no mercado;

Mais capital para investimentos – com uma rentabilidade maior, seu negócio conseguirá investir no capital de giro, ampliar o negócio, adquirir ou renovar maquinário, adotar insumos de maior qualidade, entre outros investimentos que criam diferenciais para sua marca.

5 dicas para redução de custos

Faça mapeamento dos processos

O primeiro passo para redução de custos, é entender de onde eles surgem. Uma ótima opção para auxiliar nessa etapa é o mapeamento de processos.

O mapeamento irá verificar todos os processos da empresa e possibilitará filtrar falhas que podem gerar desperdício de recursos e também conseguirá identificar redundâncias, como contas desnecessárias, dois softwares pagos que fazem a mesma coisa, operações que podem ser simplificadas ou eliminadas, reduzindo assim alguns gastos.

Analise os custos atuais

Após mapear os processos, é possível ter uma visão mais clara do negócio e seus custos.

Conhecendo bem as atividades e processos que utilizam os recursos da empresa, fica muito mais fácil entender o que pode ser feito para minimizá-los.

Outro ponto importante dessa etapa, é analisar os pequenos custos. Esses que costumam passar batido devido se tratar de valores menores.

Todo e qualquer custo deve ser considerado, principalmente porque alguns deles podem não ser mais úteis ou substituídos por similares que tenham um custo menos elevado.

Aposte em medidas sustentáveis que geram economia, como trocar o uso de copos descartáveis por canecas de vidro ou copos de acrílico, utilizar lâmpadas de LED, faça o controle das impressões, entre outras.

É possível também alterar práticas e propor melhorias que irão fazer a diferença para seu negócio.

Funcionário que conhece o processo para reduzir custos — Foto de **cottonbro** no **Pexels**

Analise o fluxo de caixa

O fluxo de caixa também é um instrumento gerencial muito valioso. Ele possibilita gerar um diagnóstico da realidade financeira da empresa.

É através dele que é possível descobrir quais são as principais fontes de recursos e maiores gastos e também verificar eventuais aumentos de custos em determinadas áreas e identificar os motivos.

Melhore a gestão com fornecedores

Outro impacto no orçamento empresarial são os fornecedores. Em uma análise de fluxo de caixa, pode revelar que um fornecedor que antes era vantajoso, agora não está apresentando boas condições competitivas.

Por isso, é tão importante que esse quesito seja avaliado e ajustado sempre que necessário, sempre buscando parcerias mais estratégicas, cujos custos sejam menores.

Claro que não estamos colocando em questão abrir mão da qualidade do serviço ou produto pela redução de custos. Deve-se buscar ações que possam otimizar a negociação com fornecedores, como fixar cronogramas de compras e negociar em volumes maiores. Conseguir novas parcerias que ofereçam prazos melhores, parcelamentos ou redução nas taxas de juros.

Utilize ferramentas estratégicas

A tecnologia é uma aliada para qualquer empresa. Atualmente existem milhares de plataformas que permitem automatizar a maioria das tarefas.

Além dessas medidas práticas que já foram citadas, é possível investir em tecnologias que podem reduzir os custos. Por exemplo, um sistema de gestão pode integrar todos os processos do negócio em uma só plataforma e facilitar a visualização e o controle dos custos. Além disso, por meio da automação, alguns funcionários podem ser liberados para tarefas mais estratégicas, ganhando mais produtividade e motivação e ainda economizando em recursos.

Atualmente existem diversos softwares de e-mail, de gestão, de análises de métricas, financeiro, contabilidade, entre outros.

Um grande benefício é o uso de tecnologia 100% online ou na nuvem. Além da facilidade para o dia a dia, seja no acesso ou na geração de informações, a empresa consegue, por exemplo, reduzir impressões e economizar com manutenção de computadores e aquisição de licenças de softwares.

Para essa etapa, é necessário entender quais ferramentas irão causar impacto na redução de custos e aumentar a eficiência sem causar perda na qualidade do produto ou serviço.

Alguns exemplos de softwares gratuitos: Google Drive, Slack, Mailchimp, Canva, Google Analytics, Trello, entre outros.

Finalizando

Agora é hora de colocar em prática todas as dicas deste post. São simples, práticas e podem fazer diferença nos custos, aumentando a lucratividade da sua empresa.

Vale salientar que é importante a participação de todos da empresa, desde o gestor como também os funcionários. Deve ser um esforço coletivo.

A redução de custos deve ser vista pelo gestor da pequena empresa como uma aliada para o crescimento do seu negócio. São ações estratégicas que vão garantir ao negócio maior competitividade e eficiência.

Vamos lá, comece agora mesmo a redução dos custos de sua empresa!

A classificação de mercadorias é considerada uma tarefa bastante complexa devido ao seu envolvimento com a legislação.

Praticamente tudo está relacionado a classificação fiscal. A tela do computador ou celular que está lendo agora, a roupa que você está usando, a água que você bebe, enfim, qualquer mercadoria possui relação com a classificação fiscal, que é fundamental para o comércio exterior e também no mercado interno.

É uma tarefa que exige bastante atenção da empresa. Demanda estudos, análises, conhecimento da mercadoria e uma boa interpretação da legislação fiscal.

Porém existe uma maneira simples e eficaz capaz de garantir a correta classificação fiscal da sua empresa. Manter um sistema completo de cadastro de produtos, associado a um bom gerenciamento de estoque pode ser uma ótima solução.

As taxas e impostos aplicados sobre as mercadorias, para importações ou exportações, dependem da classificação fiscal que é feita nelas. Ocultar ou errar essa informação pode acarretar diversos problemas para a empresa. Multas pesadas pode ser um deles, o ocasiona um impacto financeiro negativo na sua empresa.

Por isso, pensando em evitar esse tipo de problema para sua organização, criamos esse post para que entenda melhor sobre a classificação fiscal dos produtos e como categorizá-los corretamente.

Continue aqui conosco!

O que é a classificação fiscal dos produtos?

A classificação fiscal de mercadorias é uma exigência legal aplicada a todas as transações comerciais internacionais, e fiscalizada pela Receita Federal.

Trata-se de um processo administrativo-tributário implementado pelos governos dos países com o objetivo de garantir um melhor controle sobre a produção, comercialização, importação e exportação de produtos, que através de um código numérico representa uma mercadoria. Ou seja, determinada mercadoria é identificada ou categorizada por um código numérico estabelecido através de alguns critérios.

É uma metodologia que foi criada com a intenção de padronizar as mercadorias entre grupos, de modo que seja possível classificar esses grupos e atribuir a eles taxações e regulamentações específicas.

O principal método internacional de classificação de mercadorias é denominado Sistema Harmonizado – SH, que foi criado para promover o desenvolvimento do comércio internacional, assim como aprimorar a coleta, a comparação e a análise das estatísticas.

Esse sistema também facilita as negociações comerciais, a elaboração das tarifas e de outras informações utilizadas pelos diversos intervenientes no comércio internacional.

O SH utiliza como base a Nomenclatura Comum do Mercosul – NCM, adotada em meados de 1995 pelos países do Mercosul e é válida até hoje. É a partir disso que são definidas as alíquotas de seus impostos.

Como pode ver, não se trata de uma demanda tão fácil e que até pouco tempo nem existia. E enquadrar os produtos corretamente em um padrão numérico de classificação é de extrema importância para manter sua empresa na legalidade.

Também é essencial que seja realizado por profissional que tenha experiência e conhecimento da mercadoria, seu processo de produção, materiais utilizados, e também da legislação em vigor.

Como funciona a classificação fiscal?

Infelizmente aqui no Brasil somos conhecidos por ter um sistema tributário bem complexo. Por isso, a classificação fiscal tem sido bastante importante para ajudar nessa demanda.

Aqui no país, ela é regulamentada pela Receita Federal e está atrelada à utilização de dois códigos principais: o NCM e o HS Code.

É uma atividade contábil e fiscal obrigatória às empresas e que tem caráter vital para a manutenção do compliance tributário, do fluxo positivo de caixa e também de todo planejamento tributário e financeiro da instituição.

Qualquer erro cometido no processo de categorização de um bem pode resultar no pagamento incorreto de impostos, tanto em porcentagens maiores quanto em porcentagens menores que o devido.

A Receita Federal também disponibiliza uma série de manuais, tabelas e instruções para auxiliar no processo de classificação fiscal, dentre as quais se destacam as Notas Explicativas do Sistema Harmonizado (NESH) e as Soluções de Consulta.

Como categorizar corretamente uma mercadoria?

Para realizar a classificação fiscal correta das mercadorias é necessário contar com o auxílio e instruções disponibilizadas pela Receita Federal e principalmente conhecer o seu produto.

Para ajudar nesse processo e minimizar as chances de uma classificação incorreta, segue um passo a passo para categorizar as mercadorias.

Conheça a mercadoria

Conhecer o produto que irá ser classificado é a etapa mais importante desse processo.

É necessário conhecer o produto detalhadamente: ingredientes, formulação, destinação, quantidade do produto (mililitro, litro, kg e etc.), dentre outros.

Dessa forma, a indústria se torna a cadeia mais apta a classificar os produtos, uma vez que possui total conhecimento sobre a composição da mercadoria.

Conheça o RGI e RGC

Conhecer as regras gerais de interpretação -RGI e as regras gerais de complementares – RGC é essencial para esse processo. São elas que definem como deve ser feito o processo de classificação fiscal.

Essas regras ficam disponíveis no site da Receita Federal.

Conheça a NCM

Identifique na Nomenclatura Comum do Mercosul em quais capítulos e subcapítulos sua mercadoria pertence.

Como os títulos das seções e capítulos são indicativos, é necessário observar os textos das notas de seção e também as notas explicativas para não cometer erros na classificação fiscal dos produtos.

Utilize as Notas Explicativas

Também é necessário ficar atento às notas explicativas das etapas. As notas são de grande valia no momento de validar sua classificação. São elas que confirmam que determinada mercadoria pertence àquele capítulo e posição fiscal.

Solicite uma consulta

Para os casos de dúvidas, solicite uma Consulta sobre Classificação Fiscal de Mercadorias junto à Receita Federal.

Para isso, a empresa deve apresentar os seus documentos e as características da mercadoria, com todas as informações possíveis: tamanho, peso, material, nome, função, etc e apresentar pessoalmente o formulário preenchido na unidade de atendimento mais próxima.

Dica Extra

É fundamental reforçar a necessidade de um profissional qualificado para auxiliar nesse processo e realizar a classificação fiscal de forma correta.

Além disso, algumas questões importantes podem ser levadas em consideração na categorização. São elas:

Do que o produto é feito?
Para que serve este produto?
Como este produto será utilizado?
Por quem este produto será utilizado?

Embora pareça uma boba, quando se compara na tabela SH, perceberá que para alguns produtos existem inúmeras classificações que poderiam encaixar e esse questionário irá esclarecer essas dúvidas.

Finalizando

O processo de importação e exportação pode se tornar algo simples e descomplicado se realizado de forma eficaz e a classificação fiscal é peça chave desse processo.

Sem ela, sua empresa estará sujeita a multas pesadas e punições que podem levar a um grande impacto financeiro do seu negócio.

A responsabilidade pela correta classificação é da empresa, que é quem tem total controle e conhecimento sobre seu produto. No entanto, é uma tarefa que exige cuidado e atenção aos detalhes.

Agora que conhece como funciona e como a classificação deve ser realizada, está na hora de buscar um profissional e iniciar esse processo na sua empresa.