A definição de organização financeira é muito mais ampla do que o simples entendimento de manter as contas em dia; tal organização é capaz de alcançar resultados dos mais interessantes e diferentes daquele paradigma de acúmulo de riquezas, como, por exemplo, os olhares de potenciais investidores, atraídos pelo reconhecimento das boas práticas de gestão adotadas em seu negócio.
Mais comum no âmbito das finanças pessoais, porém, ainda entranhada no cotidiano de muitas empresas, a má gestão das finanças pode trazer malefícios aos relacionamentos dos indivíduos e a saúde destes, além de que, a relação de muitos com o dinheiro, é de algum modo passional, ultrapassando a seara monetária.
Grande parte dos gestores e empreendedores, simplesmente, ignoram a ideia de realizar um planejamento financeiro e, quando o fazem, adotam procedimentos aleatórios, sem nenhum embasamento técnico ou teórico a respeito do tema.
É certo que, manter a organização financeira de sua empresa não é tarefa fácil. E sem a orientação necessária, torna-se quase que uma missão impossível, colocando, seriamente, seu negócio em risco. De acordo com o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatísticas (IBGE), 60% dos empreendimentos encerram suas atividades antes mesmo de completar 5 anos de funcionamento. Isso é consequência direta de uma falta de um planejamento adequado.
Então, se você chegou até aqui, é porque quer aprender um pouco mais sobre não colocar seus negócios em xeque através das boas práticas de organização financeira.
Logo, esse artigo trouxe dicas valiosas para evitar dores de cabeça, e que podem até mesmo alavancar seu comércio.
Não misture as contas pessoais com as das empresas
A primeira grande dica é um princípio básico da contabilidade – o da entidade – que embora seja de conhecimento de muitos empresários, é recorrentemente negligenciado.
De modo bem direto, o dono da empresa deve ter consciência que as finanças da pessoa física e da pessoa jurídica não se misturam. Assim, o empresário deve ser visto como um funcionário que recebe seu salário através do pró-labore.
Esse entendimento, leva o empresário a controlar o seu dinheiro e não exercer nos gastos de forma irresponsável, a fim de recorrer à conta da empresa para atender os seus interesses pessoais com retiradas fora do previsto. Isso se chama organização financeira.
Faça um controle das contas
Todo gestor precisa elaborar e acompanhar as contas da empresa sob a sua responsabilidade, seja ela de pequeno, médio ou grande porte: é fundamental ter um monitoramento constante e preciso dos valores a pagar e a receber, além de registrar todo e qualquer gasto.
Nesse monitoramento é possível identificar gastos que seriam desnecessários, como, por exemplo, algumas tarifas bancárias, que por seu baixo valor acabam passando despercebidas. Porém, quando somadas importam em valores relevantes, capazes, até mesmo, de interferir no resultado financeiro.
As contas do cotidiano podem até parecer simples de gerenciar, mas requer sua devida atenção, pois no descuido dessas, ao final de cada período de apuração de resultado, as contas podem até não fechar, aí sim o problema estará instalado.
Tenha um planejamento baseado no fluxo de caixa
Como o próprio nome já diz, o fluxo de caixa refere-se ao fluxo de dinheiro em caixa, é uma ferramenta muito adotada na administração de finanças, e tem o intuito de avaliar a disponibilidade de caixa e a liquidez de sua empresa. Assim, é possível fazer projeções de saldos para que sempre haja disponibilidade de capital de giro.
Seja adimplente nas contas
As obrigações financeiras contraídas pelas empresas, certamente, não são poucas: aluguel, telefone, água, energia elétrica, internet, manutenção, folha de pagamento, fornecedores, prestadores de serviço, são contas sempre previstas nas operações empresariais. Assim, é preciso muita organização e competência para gerenciar e assegurar o pagamento de tudo isso.
A adimplência com terceiros é fundamental para a saúde financeira de um negócio. Já que, além de evitar encargos indesejados como juros e multas, a empresa que paga as contas em dia sempre poderá contar com crédito na praça.
Identifique suas despesas
DESPESAS FIXAS: são aquelas que não possuem relação com o custo de produção ou aquisição de mercadorias, ou seja, não variam em relação à atividade operacional da empresa: Aluguel, salários, encargos, pró-labore, energia elétrica da administração, contador, despesas bancárias.
DESPESAS VARIÁVEIS: aumentam ou diminuem conforme a atividade operacional, isto é, variam conforme a quantidade de venda ou produção: Impostos, comissões, fretes, embalagens.
CUSTO DO SERVIÇO PRESTADO: são, basicamente, todos os custos necessários à prestação do serviço como mão-de-obra e utilização de materiais.
CUSTO DO PRODUTO VENDIDO: indicador que mede todos os gastos para produzir, adquirir e estocar um produto, até o momento da sua venda.
MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO: é o valor residual, ou seja, a quantia que sobra da receita obtida sobre a venda de um produto ou prestação de um serviço, após deduzir os gastos variáveis. Desse valor serão pagas ainda as despesas fixas, e só depois se chegará ao lucro da empresa.
Adquira um software de gestão
Manter a organização financeira de uma empresa não é tarefa das mais simples, requer conhecimento e dedicação. Devido ao seu volume e complexidade das contas, não tem como organizar tudo apenas na cabeça sem correr riscos. Dito isso, o ideal é que seu negócio conte com um software de gestão financeira.
Ele possibilitará que você tenha um maior controle do desempenho da sua equipe, além de ter uma melhor visão das operações da empresa.
Um bom software lhe dará o suporte necessário no controle das finanças. Pois, é capaz de entregar relatórios detalhados e fiéis sobre o histórico de faturamento, despesas, contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa, dentre outros. Além de alguns possuírem integração direta com as contas bancárias, o que se traduz em menos interferências de pessoas em processos manuais que o departamento administrativo desempenha.
Depois dessas pequenas dicas você já sabe da importância de manter a organização financeira da sua empresa em dia. Não é mesmo? Porém, se está convencido, mas não sabe por onde começar, a última orientação é procurar consultorias especializadas em gestão de finanças corporativas, elas te ajudarão a conduzir melhor o seu negócio.