Reduzir custos é uma das pautas mais constantes numa empresa. Seja ela pequena, média ou grande e de qualquer segmento.
É sem dúvidas uma das questões que mais fazem parte da rotina dos empreendedores. Principalmente quando se trata de empresas que estão iniciando e tem restrições de capital, o que não permite erros e desperdícios de recursos.
Embora pareça algo complicado a se fazer, limitar despesas pode ser algo bem simples de realizar. Basta realizar de forma estratégica, seguindo os objetivos do seu negócio.
Ao pensar nisso, um cuidado fundamental é saber que nem toda economia é a melhor escolha. É preciso avaliar bem para fazer cortes eficientes e alcançar realmente lucrar com essa diminuição de gastos.
O grande desafio é que muitos empreendedores não sabem o que reduzir ou muito menos por onde começar.
Quer saber mais sobre o assunto e como começar? Confira agora nossas 5 dicas para reduzir custos em pequenas empresas.
Definição de custos
Antes de entrarmos na redução de custos, é fundamental compreender o que são os custos de uma empresa.
A compreensão é essencial, pois permitirá entender em quais pontos é preciso concentrar os seus esforços.
Uma dúvida bastante comum entre os empreendedores é quanto aos conceitos de custo e despesa. Para tal entendimento, é necessário um pouco de conhecimento técnico em gestão.
Vale salientar que custos e despesas têm conceitos bem diferentes.
Custos são os valores que se relacionam diretamente com a atividade do negócio, ou seja, com a fabricação de um produto ou a prestação de um serviço. Sendo assim, se a produção, volume de serviços ou produtos reduz os custos, também irão sofrer reduções proporcionais ao volume de produção.
Já as despesas, são todos os gastos necessários à manutenção da empresa. São de caráter geral e de difícil vinculação com a operação do seu negócio.
A importância de reduzir os custos
É um risco muito grande para a empresa operar com custos muito altos, já que os custos consomem boa parte do orçamento empresarial e podem representar quase a totalidade da sua receita.
Quanto mais elevados eles estiverem, maior será a representatividade sobre o faturamento e menor será o lucro do negócio.
A redução de custos tem sido uma das estratégias mais importantes, não somente em épocas de pouca entrada de recursos ou momentos de crise. Reduzir custos de forma eficiente significa fechar as torneiras do desperdício, otimizar os gastos e aproveitar da forma mais eficiente possível o orçamento disponível.
Antes de realizar qualquer redução, é necessário planejamento para que os cortes sejam realizados com responsabilidade e de forma eficiente.
Para ajudar nessa análise inicial, é importante levantar algumas informações e realizar alguns questionamentos:
- Eu realmente conheço os custos de meu negócio?
- Qual o impacto que a diminuição de cada um deles teria sobre as nossas atividades?
- Poderia trazer consequências negativas e positivas?
- Quais setores serão afetados?
- Como os setores serão afetados?
Antes de colocar em prática qualquer redução, é primordial compreender profundamente a gestão de custos de seu negócio. Dessa forma, a estratégia de redução tem mais chances de gerar impacto financeiro sem alterar os demais processos, qualidade do serviço ou produto.
Benefícios da redução de custos
A redução de custos são estratégicos para o crescimento do negócio e fortalecimento da marca. Além de evitar prejuízos e desperdícios de recursos, traz diversos benefícios:
- Maior rentabilidade – para aumentar seu lucro, poderá adotar duas medidas: aumentar as vendas ou reduzir os custos. Se adotá-las, é possível potencializar seus resultados;
- Maior competitividade – com custos operacionais menores, é possível oferecer produtos e serviços mais baratos ao público, aplicar ações promocionais, investir no marketing, se mantendo ainda mais competitivo no mercado;
- Mais capital para investimentos – com uma rentabilidade maior, seu negócio conseguirá investir no capital de giro, ampliar o negócio, adquirir ou renovar maquinário, adotar insumos de maior qualidade, entre outros investimentos que criam diferenciais para sua marca.
5 dicas para redução de custos
- Faça mapeamento dos processos
O primeiro passo para redução de custos, é entender de onde eles surgem. Uma ótima opção para auxiliar nessa etapa é o mapeamento de processos.
O mapeamento irá verificar todos os processos da empresa e possibilitará filtrar falhas que podem gerar desperdício de recursos e também conseguirá identificar redundâncias, como contas desnecessárias, dois softwares pagos que fazem a mesma coisa, operações que podem ser simplificadas ou eliminadas, reduzindo assim alguns gastos.
- Analise os custos atuais
Após mapear os processos, é possível ter uma visão mais clara do negócio e seus custos.
Conhecendo bem as atividades e processos que utilizam os recursos da empresa, fica muito mais fácil entender o que pode ser feito para minimizá-los.
Outro ponto importante dessa etapa, é analisar os pequenos custos. Esses que costumam passar batido devido se tratar de valores menores.
Todo e qualquer custo deve ser considerado, principalmente porque alguns deles podem não ser mais úteis ou substituídos por similares que tenham um custo menos elevado.
Aposte em medidas sustentáveis que geram economia, como trocar o uso de copos descartáveis por canecas de vidro ou copos de acrílico, utilizar lâmpadas de LED, faça o controle das impressões, entre outras.
É possível também alterar práticas e propor melhorias que irão fazer a diferença para seu negócio.
- Analise o fluxo de caixa
O fluxo de caixa também é um instrumento gerencial muito valioso. Ele possibilita gerar um diagnóstico da realidade financeira da empresa.
É através dele que é possível descobrir quais são as principais fontes de recursos e maiores gastos e também verificar eventuais aumentos de custos em determinadas áreas e identificar os motivos.
- Melhore a gestão com fornecedores
Outro impacto no orçamento empresarial são os fornecedores. Em uma análise de fluxo de caixa, pode revelar que um fornecedor que antes era vantajoso, agora não está apresentando boas condições competitivas.
Por isso, é tão importante que esse quesito seja avaliado e ajustado sempre que necessário, sempre buscando parcerias mais estratégicas, cujos custos sejam menores.
Claro que não estamos colocando em questão abrir mão da qualidade do serviço ou produto pela redução de custos. Deve-se buscar ações que possam otimizar a negociação com fornecedores, como fixar cronogramas de compras e negociar em volumes maiores. Conseguir novas parcerias que ofereçam prazos melhores, parcelamentos ou redução nas taxas de juros.
- Utilize ferramentas estratégicas
A tecnologia é uma aliada para qualquer empresa. Atualmente existem milhares de plataformas que permitem automatizar a maioria das tarefas.
Além dessas medidas práticas que já foram citadas, é possível investir em tecnologias que podem reduzir os custos. Por exemplo, um sistema de gestão pode integrar todos os processos do negócio em uma só plataforma e facilitar a visualização e o controle dos custos. Além disso, por meio da automação, alguns funcionários podem ser liberados para tarefas mais estratégicas, ganhando mais produtividade e motivação e ainda economizando em recursos.
Atualmente existem diversos softwares de e-mail, de gestão, de análises de métricas, financeiro, contabilidade, entre outros.
Um grande benefício é o uso de tecnologia 100% online ou na nuvem. Além da facilidade para o dia a dia, seja no acesso ou na geração de informações, a empresa consegue, por exemplo, reduzir impressões e economizar com manutenção de computadores e aquisição de licenças de softwares.
Para essa etapa, é necessário entender quais ferramentas irão causar impacto na redução de custos e aumentar a eficiência sem causar perda na qualidade do produto ou serviço.
Alguns exemplos de softwares gratuitos: Google Drive, Slack, Mailchimp, Canva, Google Analytics, Trello, entre outros.
Finalizando
Agora é hora de colocar em prática todas as dicas deste post. São simples, práticas e podem fazer diferença nos custos, aumentando a lucratividade da sua empresa.
Vale salientar que é importante a participação de todos da empresa, desde o gestor como também os funcionários. Deve ser um esforço coletivo.
A redução de custos deve ser vista pelo gestor da pequena empresa como uma aliada para o crescimento do seu negócio. São ações estratégicas que vão garantir ao negócio maior competitividade e eficiência.
Vamos lá, comece agora mesmo a redução dos custos de sua empresa!