O fechamento de caixa é uma tarefa extremamente importante dentro de um negócio e não deve de forma alguma ser realizada de qualquer jeito.
Pois, qualquer descuido compromete os ganhos do dia e consequentemente a saúde financeira da empresa.
Para que essa tarefa seja executada corretamente é necessário entender a sua importância, como fazer e quais as melhores de formas de executá-lo.
Por isso, neste post vamos te dar um checklist de como realizar o fechamento de caixa para que você não cometa mais erros.
Se interessou? Então continue lendo!
O que é o fechamento de caixa?
O fechamento de caixa nada mais é que um tipo de conferência de valores. Ele checa as operações realizadas no expediente.
Trata-se de um processo administrativo que consiste em conferir as entradas e saídas de recursos de um determinado período ou dia, verificando a correção do saldo resultante.
Com que frequência o fechamento de caixa deve ser feito?
O procedimento costuma ser realizado diariamente ao final de cada expediente.
O empreendedor ou operador deverá ir no caixa e conferir se os valores disponíveis estão de acordo com os registros que foram realizados ao longo do dia.
Mas, caso não se tenha tanta intensidade no fluxo de demanda, o fechamento de caixa poderá ser realizado em períodos mais longos, desde que ele não ultrapasse 30 dias.
O motivo disso é bastante claro:
Quanto mais tempo demorar para fechar o caixa e descobrir alguma divergência, há menos chance de identificar a causa e consequentemente recuperar o prejuízo.
É nesse processo que é possível não somente constatar erros ou enganos, como também identificar fraudes ou má fé de terceiros.
Por isso é tão importante ter um processo de fechamento de caixa bem estabelecido para que não haja dúvidas evitando problemas a longo prazo.
Qual a importância do fechamento de caixa?
Existe um ditado russo que diz: “Confie, mas confira”. Já ouviu falar nele? Então, o ato de conferir evita diversos problemas.
Muitas empresas encerram sua vida muito antes que o esperado e isso se dá muitas vezes por falhas principalmente na gestão financeira.
Quando não há um controle financeiro rigoroso, o empreendedor poderá se deparar com graves problemas sem que haja tempo hábil para reverter o dano.
Dois graves erros que costumam acontecer são:
- Retiradas não programadas
- Cobranças equivocadas
As retiradas não programadas são um péssimo hábito, principalmente quando ocorrem para pagamentos de despesas pessoais.
Um grande erro cometido por empreendedores e um grande risco para as finanças da empresa, já que muitas vezes passam despercebidas e conforme aumenta a recorrência, maior o prejuízo para o caixa.
As cobranças equivocadas referem-se muitas vezes a venda de produtos com valores errados ou até mesmo os trocos que são passados aos clientes.
Sem que haja a checagem diária, é praticamente impossível detectar o erro futuramente.
Como fazer o fechamento de caixa? Checklist completo
O fechamento de caixa poderá ser executado de maneira manual utilizando uma planilha ou através de software de gerenciamento financeiro que é uma forma mais segura para armazenar essas informações.
Para criar um processo organizado de fechamento de caixa, existem 6 passos básicos.
1. Defina o responsável pela tarefa
Fechar o caixa deverá ser um compromisso. E para todo compromisso deverá existir um responsável por ele.
Em micro ou pequenas empresas geralmente a demanda fica a cargo do próprio sócio.
O importante é que seja quem for, deverá executar com muita atenção e disciplina.
2. Prepare um fluxo de caixa
O fluxo de caixa é uma ferramenta do controle financeiro que tem como objetivo o registro de entradas e saídas de dinheiro de uma empresa.
Poderá inicialmente utilizar uma planilha e depois se houver necessidade, mudar para um software com essa finalidade e automatizar as tarefas desse processo.
O mais importante é ter esse registro na ponta do lápis.
3. Registre a abertura do caixa
O fechamento do caixa, embora contraditório, se inicia com a sua abertura.
Sempre no início do expediente haverá um saldo anterior disponível.
Caso esteja zerado, poderá registrar apenas o fundo de troco no seu fluxo de caixa.
Além disso, também deverá acrescentar a previsão dos gastos para o dia, como, por exemplo, as contas a pagar.
4. Anote todas as entradas e saídas
É necessário anotar todas as transações financeiras que ocorreram ao longo do dia, não deixe nada de fora, mesmo se tratando de valores baixos que são considerados irrisórios.
As entradas referem-se às vendas realizadas e as saídas a algum pagamento de despesa que foi realizado.
Outra movimentação que deve ser registrada são as chamadas sangrias. Que são as retiradas de dinheiro do caixa para realocar em outro lugar.
É válido também armazenar os comprovantes das transações (nfs, recibos), isso te ajudará a conferir e fechar o caixa no final do dia e também a identificar possíveis reembolsos.
Outro ponto a se considerar é criar categorias no fluxo de caixa para os gastos e separar os recebimentos pelos meios de pagamento:
- dinheiro;
- cartão de crédito;
- cartão de débito;
- carnê;
- boleto.
5. Confira os valores
Essa etapa é considerada a hora da verdade. Antes de realizar o fechamento do caixa, é essencial conferir os valores.
Esse processo poderá ser realizado no final do dia de forma única ou em períodos mais curtos durante o expediente.
Consiste em verificar se os valores registrados das despesas e receitas estão de acordo com os lançamentos da movimentação que foi anotada durante todo o dia no fluxo de caixa.
Práticas como vender fiado ou reforço de caixa são ganhadores por serem causadores de divergências no caixa.
Fique atento para que esses registros não passem batido e causem problemas no seu fechamento.
6. Conclua o fechamento de caixa
Essa é a etapa final do processo e a mais importante.
Porém, se você executou as etapas anteriores corretamente, essa será a menos complicada.
Faça a soma dos valores das entradas, incluindo o fundo de troco e diminua pelas saídas e, assim, chegará ao novo saldo atualizado do caixa.
No dia seguinte, será esse valor que deverá ser registrado na abertura do caixa.
Como automatizar o fechamento de caixa?
Atualmente encontramos no mercado alguns softwares que poderão realizar esse processo de forma automatizada.
Além de realizar os lançamentos diretamente no fluxo de caixa realizarem os cálculos e conferências necessárias, evita falhas no processo e que erros aconteçam.
Você pode até optar por um controle e fechamento manual, mas se a demanda for alta ficará totalmente inviável de realização, podendo ter graves consequências para sua empresa.
Contar com a ajuda de um sistema será sem dúvidas benéfico para seu negócio.
Concluindo
Com esse checklist, sua empresa ficará craque em fechar o caixa de forma segura e eficiente auxiliando numa boa gestão financeira.
Se na sua empresa já existe um modelo de fechamento, ficou ainda mais fácil ajustá-lo.
O mais importante é entender que o fechamento de caixa interfere no crescimento e lucratividade da sua empresa, além de permitir ter uma visão da real situação financeira dela.
Assuma a demanda como obrigatória, treine seus funcionários e mãos na massa!